Sie sind hier

Suchformular

So organisieren Sie Ihren Schreiballtag

Federwelt
Karin Schwind
Bild zum Thema Schreiballtag organisieren für Autoren

Vom Organisieren und Schreiben: Wie organisieren eigentlich Profis Büro, Ablage und Schreiballtag?

Gerade die Yoga-Session beendet, die E-Mail abgeschickt und den Flug gebucht … ich schaue auf die Uhr: Viertel nach drei. In einer halben Stunde habe ich einen Termin mit Sigrid Hess, Fachfrau für Büroorganisation. Ich suche im PC den Fragebogen, den ich schon vor ein paar Wochen entworfen habe und – finde ihn NICHT.
„Das fängt ja gut an“, denke ich, nehme Block und Stift und springe ins Auto. Zum Glück gehöre ich zu jenen Menschen, die sich, haben sie etwas einmal aufgeschrieben, gut erinnern können. Während der kurzen Autofahrt gehen mir noch einmal die Fragen durch den Kopf, mit denen alles anfing: Wie ist das eigentlich mit der Organisation von Schreibprozess, Schreibtisch und Büroablage? Sind spezielle Schreibprogramme hilfreich oder eher kontraproduktiv? Finden Autorinnen und Autoren in ihrer Dateienstruktur, was sie suchen? Wie schreibt man, wenn man vier kleine Kinder zuhause hat? Könnte alles vielleicht auch einfacher und effizienter gehen?
Obwohl es zu meiner Arbeit als Schreibcoach gehört, Antworten auf derartige Fragen zu finden, bin auch ich manchmal genervt von nicht funktionierender Technik oder hakenden Abläufen, die ich schon längst optimieren wollte. „Ich bin doch keine Chefsekretärin!“, denke ich mir oft. „Mein Metier ist das Schreiben, Lektorieren, Beraten und Coachen.“ Daher erlebe ich – wie so viele Kolleginnen und Kollegen – zwei Seiten an mir: Die eine liebt das kreative Experimentieren, indem sie Notizbücher füllt, Mindmaps skizziert und Entwürfe oder Zettelgedichte zum Herumliegen schreibt. Die andere Seite arbeitet gerne systematisch, denn das spart Zeit, Geld und Nerven und lässt mich Deadlines präzise einhalten.

Bei Sigrid Hess, Fachfrau für Büroorganisation
Mein nicht auffindbarer Fragebogen führt uns mitten ins Thema: Wie bringe ich eine vernünftige Dateienstruktur auf meinen Rechner? Sigrid Hess (www.sigridhess.de) zieht einen interessanten Vergleich: „Denke an die analoge Welt der guten alten Leitz-Ordner. Wenn sie voll waren, kamen sie ins Archiv im Keller. Niemand hat sie endlos gefüllt. In der analogen Welt heißt es auch Jedes Dinge hat seinen Platz – dann findet man auch den Locher und den Tesafilm. In der digitalen Welt muss es heißen: Jede Art von Information geht ihren definierten Weg! Willst du dir eine neue Struktur aufbauen, nutze die sogenannte Stichtagumstellung – das sollte man tatsächlich alle zwei bis fünf Jahre machen. Dann kommt ein ‚Deckel‘ auf die alten Ordner, das heißt, man setzt sie auf ‚schreibgeschützt‘ und legt sich ein neues System mit neuen Namen an. Hier ist es wichtig, Ordner nicht nach Themen zu benennen, wozu die meisten Menschen leider spontan neigen, sondern lieber prozess- oder projektbezogen zu denken. Zum Beispiel kann man drei Hauptordner anlegen: Material, das ich recherchiere, Material, das ich selbst schreibe, Material, das ich weitergebe. Eine derartige Trennung ist wichtig, damit ich auch später noch weiß, welche Texte von mir oder von anderen sind.
Dateien in einem ‚Reiseordner‘ werden chronologisch sortiert nach dem Wann und Wohin. Der Rechnungsordner ist sortiert nach Rechnungsnummer, Auftragsart und Auftraggeber.“
„Okay, das sieht bei mir auch so aus: 2018_4_Lektorat_Lieschen Müller.“
„Genau! Die Benennung einer neuen Struktur solltest du in einem Rutsch erledigen. Hilfreich ist im Vorfeld eine Mindmap auf dem Papier, um überhaupt erst einmal einen Überblick zu gewinnen. Dann muss ich für mich die Wege regeln und dann eben auch genau diese Wege einhalten.“
„Genau da liegt mein Problem: Ich bin mit meiner Dateienstruktur im Grunde sehr zufrieden, aber es passiert hin und wieder, dass ich doch irgendetwas auf einem anderen Weg ablege! Ich bin gespannt, wo ich meinen verloren gegangenen Fragebogen wiederfinde.“
Im Gespräch betont Sigrid: „Vieles muss überhaupt nicht digital sein.“ Sie berichtet von Menschen, „die einen Roman schreiben wollen, sich als Erstes ein Schreibprogramm kaufen, dann aber damit nicht umgehen können“ und frustriert seien. Der kreative Prozess gerate ins Stocken. Ihr Rat lautet: „Nutze, was du hast und was du kannst! Mit Microsoft OneNote lassen sich zum Beispiel wunderbar Steckbriefe erstellen, für jede Figur einfach eine neue Seite nehmen. Schließlich will ich doch schreiben … und mich nicht mit der Technik herumärgern.“
Beruhigt greife ich nach der Tasse Kaffee, die Sigrid mir eingeschenkt hat, denn ich nutze für den kreativen Prozess gerne großformatiges Papier und Stift, schreibe am PC (fast) ausschließlich mit Word und habe wenig Lust auf aufwendige Softwareprogramme. Doch was nutzen andere Autorinnen und Autoren? Nach meinem Gespräch mit Sigrid habe ich rumgefragt und die Antworten hier direkt in meinen Text eingeflochten.

Ausstattung, Software & Co
Antje Szillat (www.antjeszillat.de): „Ich habe am Anfang gedacht, ich müsste mich extrem durchorganisieren, habe Memowände in der Größe 2 mal 3 Meter gekauft, um ein Buch zu planen. Ich habe Regale voller Notizbücher – alle unbeschrieben. Mir wurde schnell klar, dass ich das alles nicht brauche; ich arbeite lediglich mit kleinen Zetteln, notiere nur kurz, welche Figur wie heißt – alles andere habe ich im Kopf.
Einmal habe ich mir Papyrus gekauft, doch es hat ewig gedauert, um das Manuskript damit zu überarbeiten und meine Lektorin sagte danach: ‚Das bist du nicht!‘ Daher habe ich Schluss gemacht mit all diesen Möglichkeiten. Mein Schreiben lebt von meiner Individualität, denn derartige Software nimmt neue Wortschöpfungen nicht an. Das wäre zum Beispiel für FLÄTSCHER echt ungünstig.“
Mario Giordano (www.mariogiordano.de) arbeitet mit Word. „Ich habe mir eine eigene Formatvorlage erstellt, die reicht mir völlig. Bei den Drehbüchern wünschen sich die Produzenten allerdings Final Draft, weil es ihnen die Arbeit erleichtert; ihnen zuliebe nutze ich das dann natürlich. Das Wichtigste ist, dass der Schreibflow stimmt. Wer eine Schreibsoftware verwenden will, sollte sich vor dem eigentlichen Schreiben ein bis zwei Tage mit ihr vertraut machen.
Andreas Eschbach (www.andreaseschbach.de) hat sich vorher vertraut gemacht. Er arbeitet gerne mit Papyrus, denn es „hat eine Menge Features, die man sonst nirgends findet“. Neben einer wirklich guten Rechtschreibprüfung und einer Leerzeichenkontrolle gebe es ein Klemmbrett, das sich neben dem Text anbringen lasse. Weiter betont er: „Papyrus ist schnell – ob zehn oder tausend Seiten, das macht fast keinen Unterschied. Es ist außerdem, was man im Englischen so schön rock-solid nennt: Es stürzt so gut wie nie ab, speichert automatisch zwischen und rennt und rennt und rennt. Es exportiert PDFs, Word-DOCs, HTML und noch ein paar andere Formate; importiert die natürlich auch. Manche Leute, habe ich gehört, erzeugen mit Papyrus Druckvorlagen für Bücher, die anstandslos direkt in die Maschine gehen können. Inhalts-, Stichwort-, Literaturverzeichnisse kann man erstellen, Serienbriefe, Fußnoten, Endnoten, interne Hyperlinks, externe Hyperlinks ... Was man halt so hat heutzutage.“
Matthias Wenzel (www.matthias-wenzel.net) schätzt Papyrus noch aus ganz anderen Gründen: „Ich habe am Anfang mit Open Office geschrieben und auch vieles ausprobiert, zum Beispiel Scrivener oder Drama Queen. Wirklich überzeugt hat mich aber Papyrus. Zum einen, weil mir die Philosophie gefällt: Es gibt einen Austausch zwischen Hersteller und Anwender, das heißt, der Support ist immer erreichbar, offen für Vorschläge und Wünsche seitens der Anwender. So gehen zum Beispiel der Zeitstrahl oder das Denkbrett auf die Wünsche der Anwender zurück. Zum anderen, weil es auch mit 1000 Seiten Text kein Problem hat, während da Open Office oder Word immer langsamer werden. So spart es mir Zeit und Nerven.“
Wer einsteigen will, solle sich nicht einschüchtern lassen von den vielen Funktionen, die Papyrus bietet: „Wenn ich im analogen Sinne einen Werkzeugkasten habe, nehme ich ja auch nicht gleichzeitig den Hammer und den Schraubenzieher in die Hand. Ich muss mir eine Einarbeitungszeit gönnen und nicht alles gleichzeitig ausprobieren wollen. Zudem gibt es ein gutes Wiki, das viele Fragen klären hilft.“
Während Sigrid ein Stückchen Apfelkuchen nimmt, denke ich laut: „Mir gefallen diese Hinweise auf die analoge Welt; sie machen es mir leichter zu verstehen.“
„Ja, das höre ich in meinen Workshops auch immer. Interessant ist natürlich nicht nur die Frage nach den Programmen, sondern auch nach den Inhalten, die verarbeitet oder gespeichert werden sollen.“

Reflexionsfragen: Arbeiten mit Software

  • Wie zufrieden bin ich mit meiner Schreibsoftware? Habe ich alle Möglichkeiten, die sie bietet, wirklich ausgeschöpft, oder wäre es sinnvoll, eine Fortbildung zu besuchen,   um mein Repertoire zu erweitern?
  • Habe ich bereits spezielle Schreibprogramme ausprobiert und wieder verworfen? Was hat meine Unzufriedenheit hervorgerufen? Ließe sich daran etwas ändern? (Bessere Einführung, mehr Übung, andere Gründe …)

Das Archivieren und der Charme der Ablage P wie Papierkorb
Anette Bengelsdorf (www.anette-bengelsdorf.de) verriet mir: „Für die Tageszeitung archiviere ich außer den Fotos überhaupt nichts, das Schreiben ist oftmals tagesaktuell, bietet kaum Zeit für Recherche. Ich habe einen Termin, gehe dorthin, mache mir Notizen und verfasse anschließend gleich den Artikel, der ja zumeist am nächsten Tag in der Zeitung stehen muss. Pressemappen werfe ich, gleich nachdem der Artikel geschrieben ist, weg, denn die Berge davon würden nur mein Arbeitszimmer verstopfen. Bei Artikeln für Wassersportmagazine sieht das schon anders aus – da recherchiere ich intensiv, habe viele Details oder Informationen zu Geschichte und Technik. Für jeden Auftraggeber gibt es auf meinem Rechner Ordner mit den entsprechenden Projekten, in denen nicht nur die fertigen Texte, sondern auch die Recherchematerialien abgespeichert sind. So habe ich bei ähnlichen Themen wieder Zugriff darauf und spare mir das erneute Suchen.“
„Das Arbeitszimmer verstopfen“ – was für ein herrliches Stichwort. Ich spüre deutlich, warum ich Ablage P so sehr liebe und immer wieder nutze. Es lohnt sich, den eigenen Arbeitsplatz anzuschauen. Ist der Arbeitsplatz verstopft, können weder Texte noch Ideen fließen.
Besonders spannend finde ich, was mir Franziska Schramm (www.franziskaschramm.de) über ihren Schreibtisch erzählt: „Vor zwei Jahren empfahl mir eine Freundin ein Buch übers Aufräumen, Magic Cleaning von Marie Kondo. Das erschien mir völlig überflüssig. Wozu sollte ein organisierter Mensch wie ich ein Buch übers Aufräumen brauchen? Doch dann habe ich das Buch gelesen, war fasziniert und habe die Methode umgesetzt. Als ich meinen Schreibtisch komplett freigeräumt ...

Autorin: Karin Schwind | www.schreibimpuls.de | www.eselweisheit.de
Weiterlesen in: Federwelt, Heft 131, August 2018
Illustration: Carola Vogt und Peter Boerboom

 

WARUM ENDET DIESER ARTIKEL HIER?

Es kostet viel Geld, die Federwelt mit all ihren Fachinformationen herzustellen: Autorinnen und Autoren, die für uns schreiben, erhalten ein Honorar. Die Redaktion, das Korrektorat, Layout, Druck und (digitaler) Vertrieb - das alles kostet. Dieses Geld müssen wir durch den Verkauf von Heften und Abos erwirtschaften. Daher können wir unsere Inhalte nicht verschenken.

SIE MÖCHTEN MEHR LESEN?

Dieser Artikel steht in der Federwelt, Heftnr. 131, August 2018: /magazin/federwelt/archiv/federwelt-42018
Sie möchten diese Ausgabe erwerben und unsere Arbeit damit unterstützen?
Als Print-Ausgabe oder als PDF? - Beides ist möglich:

PRINT
Sie haben gerne etwas zum Anfassen, und es macht Ihnen nichts aus, sich zwei, drei Tage zu gedulden?
Dann bestellen Sie das Heft hier: /magazine/magazine-bestellen
Bitte geben Sie bei »Federwelt-Heft-Nummer« »131« ein.

PDF
Download als PDF zum Preis von 4,99 Euro bei:

Oder in vielen anderen E-Book-Shops.
Suchen Sie einfach mit der ISBN: 9783932522918