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Steuerrecht für AutorInnen: #8 Beleg- und Freiexemplare in der Steuererklärung

Federwelt
Annette Warsönke
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Steuerrecht, Belegexemplare, Freiexemplare, Steuererklärung

Von Annette Warsönke – Fachanwältin für Steuerrecht, Autorin und Lektorin (ADM)

Oft bedanken AutorInnen sich mit einem Freiexemplar bei denjenigen, die ihnen beim Entstehen und der Vermarktung eines Buches geholfen haben. Doch wie wirkt sich das steuerlich aus? Und was muss ich als AutorIn tun, damit das Finanzamt das als Betriebsausgabe anerkennt?

Begriffsbestimmung und steuerliche Auswirkungen

Die Begriffe Belege, Frei- und Rezensionsexemplare sowie Durchlaufexemplare werden nicht immer einheitlich verwendet. So sind sie jeweils zu verstehen und steuerlich zu behandeln:

„Belegexemplare“ oder „Belege“ ...
... sind die Bücher, die Sie vom Verlag zur eigenen Verwendung erhalten. Diese schenken Sie zum Beispiel allen, die nichts mit der Entstehung des Buches zu tun haben, die Erbtante erhält eines zum Geburtstag, der gute Freund eines als Mitbringsel ...
Oftmals ist im Verlagsvertrag geregelt, dass Sie diese nicht weiterverkaufen dürfen. Aus diesem Grund haben die Belegexemplare für Sie keinen „wirtschaftlichen“ Wert und sind steuerlich nicht als Einnahmen zu verbuchen. Wenn Sie diese trotzdem verkaufen, ist Ihr Erlös hieraus eine zu versteuernde Betriebseinnahme.

„Durchlaufexemplare“
Diese Bücher erhalten Sie kostenlos vom Verlag, um sie beispielsweise als Rezensionsexemplare weiter zu verteilen. Der Verlag schickt diese deshalb an Sie, und nicht direkt an die späteren EmpfängerInnen, damit Sie noch eine Widmung reinschreiben können – und/oder auch, um die Organisation des Versendens auf Sie zu verlagern. Diese Exemplare sind für Sie weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben, sondern „durchlaufende Posten“.

„Frei- und Rezensionsexemplare“ ...
... haben Sie vom Verlag entgeltlich erworben und geben sie an andere weiter, die schon etwas für Ihr Buch getan haben oder dies noch sollen: an Expertinnen für deren Unterstützung bei Ihrer Recherche, Testleserinnen, Rezensenten, Lesungsveranstalter, die Sie von Ihrem Buch begeistern wollen et cetera. Diese Bücher sind für Sie Betriebsausgaben.

Wie vermeide ich unliebsame steuerliche Konsequenzen?

Gefahrenquelle
Problematisch wird es immer dann, wenn das Finanzamt eine Diskrepanz zwischen Ihren Bucheinkäufen und den Buchverkäufen sieht. Sprich: Wenn Sie mehr für den Erwerb Ihrer eigenen Bücher ausgegeben haben, als Sie letztlich an Einnahmen in Ihrer Steuererklärung angeben. In diesem Fall kann es zu Nachfragen kommen, und schlimmstenfalls, wenn Sie diese nicht beantworten können, zur Höherschätzung Ihrer Betriebseinnahmen – oder zur (Teil-)Nichtanerkennung Ihrer Betriebsausgaben.

Vorsorge
Diese Gefahr können Sie dadurch minimieren beziehungsweise umgehen, indem Sie alle Vorgänge auflisten. Das Finanzamt muss „Herkunft und Verwendung der Bücher“ nachvollziehen können. Insbesondere muss klar zu erkennen sein, inwieweit

  • Sie Belegexemplare verschenkt haben,
  • Sie Durchlaufexemplare als durchlaufende Posten weitergeleitet haben,
  • Sie gekaufte Bücher als Frei- und Rezensionsexemplare verwendet haben.

Wie genau?
Das ist, wie so vieles, von Finanzamt zu Finanzamt verschieden:

  • Einigen reichen bloße „Zahlen“, andere verlangen eine Auflistung der Empfängerinnen und Empfänger.
  • Vielen genügt dann eine Liste der Bedachten, andere wollen genauere Nachweise. Letztere sind bei Exemplaren für Leserunden zum Beispiel durch einen Screenshot der Teilnehmerliste oder einen Link zur Leserunde möglich. Ebenso bei Rezensionsexemplaren mit Verweis auf die Rezension oder Ihren Mailverkehr mit den RezensentInnen.
  • Es gibt auch Finanzbeamte, die die Unverkäuflichkeitsklausel im Autorenvertrag sehen wollen.
  • Manche möchten sogar etwas über die geplante Verwendung der Restexemplare erfahren. Dies sollten Sie dann auch wieder differenzieren nach „Herkunft“ (Belegexemplar, durchlaufende Posten, entgeltlich erworben) und geplanter Verwendung.

Vorlage für Ihre Liste (Beispiel)

[Die Tabelle befindet sich nur in der Printausgabe.]

Begründung ist – wie so oft – alles

Auch hier gilt wieder: Je nachvollziehbarer Sie den Sachverhalt für Ihr Finanzamt darstellen, desto eher wird man Ihre Darstellungen anerkennen. Denn viele FinanzbeamtInnen sind nicht auf Autorinnen und Autoren spezialisiert und deshalb dankbar, wenn sie auf Nachfrage die gewünschten Erklärungen bekommen.

Autorin: Annette Warsönke | www.autorensteuerratgeber.de | [email protected]
Weiterlesen in: Federwelt, Heft 141, April 2020

 

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